Accordo sul trattamento dei dati

Il locale che usa ServIA («il Locale») è titolare del trattamento e nomina responsabile del trattamento il fornitore di ServIA:

Mikolaj Marek Bonkowski, 56038 Ponsacco (PI), mikisocialmediamanager@gmail.com (di seguito «ServIA»).

Solo quello che serve a far funzionare il servizio per il Locale: prenotazioni e lista d'attesa, schede dei clienti, ordini, fidelity, conferme e promemoria via email, campagne ai clienti che le hanno accettate, registri HACCP, turni e timbrature del personale.

Tipi di dati:

• clienti: nome, telefono, email, prenotazioni, ordini, visite, punti e consensi;
• allergie e intolleranze, se il cliente le comunica e acconsente: sono dati sulla salute, che ServIA tratta solo per farli vedere al personale del Locale;
• note scritte dal personale sulla scheda del cliente;
• personale del Locale: nome, email, ruolo, turni, orari di timbratura e, solo al momento della timbratura, la posizione per verificare che sia nel locale.

Interessati: i clienti del Locale e il suo personale. ServIA non vende i dati, non li usa per pubblicità e non li usa per scopi propri.

ServIA tratta i dati solo secondo le istruzioni del Locale: queste condizioni e le scelte fatte nel pannello (per esempio campagne, cancellazione di un cliente). Se un'istruzione ci sembra contraria alla legge, lo diciamo al Locale.

Accedono ai dati solo le persone di ServIA che ne hanno bisogno, tenute alla riservatezza. Le misure di sicurezza (art. 32 GDPR) sono:

• connessioni sempre cifrate (HTTPS);
• accesso con codice monouso via email, senza password da indovinare;
• dati di ogni locale separati dagli altri con controlli nel database stesso, verificati con test automatici;
• ruoli e permessi per titolare, responsabili, camerieri e cucina;
• assistenza di ServIA dentro il pannello del Locale solo per 1 ora alla volta, con motivo scritto e registrata;
• registro delle operazioni importanti: prezzi, piatti eliminati, esportazione e cancellazione dei clienti, inviti del personale, accessi di assistenza;
• copie di sicurezza cifrate ogni notte, tenute 30 giorni;
• database e server nell'Unione Europea (Francoforte).

Il Locale autorizza ServIA a farsi aiutare dalle aziende qui sotto, che hanno con ServIA obblighi di protezione dei dati uguali a questi:

• Supabase: database, accessi e file (Unione Europea (Francoforte)).
• Vercel: il sito e il pannello online (Unione Europea (Francoforte) per i dati; rete mondiale per le pagine).
• Resend: invio delle email (Stati Uniti).
• Stripe: pagamento di abbonamenti e caparre (Unione Europea (Irlanda) e Stati Uniti).
• Anthropic: funzioni di intelligenza artificiale (menu da foto, traduzioni, assistente) (Stati Uniti).
• GitHub: copie di sicurezza cifrate del database (Stati Uniti).

Quando i dati vanno fuori dall'Unione Europea si usano le garanzie del GDPR: la decisione di adeguatezza UE-USA per le aziende certificate o le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Prima di aggiungere o cambiare un sub-responsabile avvisiamo il Locale almeno 30 giorni prima. Se non è d'accordo, può opporsi e disdire senza penali.

Dal pannello il Locale trova, esporta, corregge e cancella i dati di un cliente, e registra i consensi. Se un cliente scrive a ServIA, inoltriamo la richiesta al Locale. Aiutiamo il Locale, per quanto ci compete, nelle valutazioni d'impatto e nei rapporti con il Garante.

Se scopriamo una violazione dei dati del Locale lo avvisiamo senza ritardo e comunque entro 48 ore, con quello che sappiamo: cosa è successo, quali dati, cosa abbiamo fatto. Così il Locale può avvisare il Garante entro 72 ore, se serve.

Alla fine del rapporto il Locale ha 30 giorni per scaricare i suoi dati. Poi ServIA li cancella; dalle copie di sicurezza spariscono entro altri 30 giorni. Restano solo i dati che la legge obbliga a conservare (per esempio quelli delle fatture).

ServIA mette a disposizione del Locale le informazioni che servono a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche concordate con un preavviso ragionevole.

Il Locale informa i suoi clienti e il suo personale e raccoglie i consensi necessari. ServIA gli mette a disposizione un'informativa di base per i clienti, che il Locale controlla e può sostituire con la sua (Impostazioni del pannello).